Antes de comenzar con las distintas fases de las que se compone una negociación hay que realizar algunas cuestiones previas, que son:
– Preparación del ambiente físico:
Hay que decidir cuál va a ser la sala donde se va a celebrar la negociación teniendo en cuenta que ésta tenga las condiciones y comodidades mínimas. También se ha de saber dónde se va a sentar cada una de las partes y en qué tipo de mesa debatir y negociar; “poner las partes cara a cara y agrupadas cada una en su zona, provoca que los participantes sean muy poco propensos a cooperar, ya que la pertenencia grupal queda resaltada.
Las excesivas distancias recalcan las diferencias entre las partes; no en vano, en nuestra cultura, las distancias interpersonales aumentan cuanto más desconocida es una persona y disminuyen cuanto más íntima es la relación que mantenemos con ella. Las barreras físicas entre las personas e, incluso, si la mesa pertenece a una de las partes, resalta la superioridad de una parte sobre la otra” (Feliu, 2002).
– Preparación psicológica:
Información a evaluar en una negociación. Tenemos que tener en cuenta las alternativas que pueden darse a un acuerdo negociado así como las consecuencias de que no se llegue a un acuerdo.
– Dimensiones distributiva e integrativa de la negociación:
Con ello hay que tener presente la zona de regateo, las barreras a las negociaciones racionales y las estrategias integrativas.
El objetivo de toda negociación consiste en llegar a un acuerdo, al mejor acuerdo posible.
Estas son las fases principales en todo proceso de negociación:
– Fase previa: tener claro lo que buscamos y conocer bien lo que desea la otra parte.
– Fase de preparación: se trata de conseguir una serie de objetivos como son:
– Lograr una atmósfera cordial, basada en las prácticas sociales.
– Crear un clima que facilite la colaboración y evite la hostilidad y la postura defensiva que puede echar a perder la subsiguiente colaboración.
– Conseguir gran parte del clima de cordialidad y viveza que resulta propicio para la colaboración y los negocios.
– Cuestiones de procedimiento y enumeración de los puntos en litigio
Antes de empezar a negociar hay que solucionar otros aspectos como pueden ser:
– La presidencia. Se trata de elegir quién va a presidir las sesiones, asunto que suele generar algunos conflictos.
– El orden del día. Tiene gran importancia en la propia negociación. Se debe empezar por lo más fácil, dejando lo difícil para el final.
– Contenido y exploración de las posibilidades de negociación. Es la negociación propiamente dicha.
– Desenlace. En esta última fase, los negociadores se dan cuenta de que han llegado a un punto sin retorno y que deben llegar a un acuerdo.
